Ongewoon Goed Vergaderen: toegevoegde waarde voor je meetings

Magazines | Utrecht Business Nr 3 - 2017

Toegevoegde waarde voor je meetings:

Ongewoon Goed Vergaderen

Tijdens een van onze eerdere BOB-bijeenkomsten trad Rob de Haas (Ongewoon Goed Vergaderen) op als spreker. Hij vertelde de aanwezigen over het effect van goed vergaderen, over wat er negen van de tien keer verkeerd gaat bij veel bedijfsmeetings én ? het allerbelangrijkst ? hoe het beter kan. Dat bleek niet eens zo héél ingewikkeld en dus wilden we daar meer van weten.

Rob de Haas

Er wordt in het bedrijfsleven nogal wat vergaderd en eigenlijk zijn er maar weinig mensen die daar blij mee zijn. En dan gaat het ook nog heel vaak mis, zo ondervond 'veranderdenker en ? doener' Rob de Haas jaren geleden al na gedegen onderzoek. Mensen bereiden zich niet voor, er is geen agenda, er worden geen besluiten genomen?.zonde van de tijd! De Haas ontwikkelde 'Ongewoon Goed Vergaderen', een slimme methode waarmee de collectieve denkkracht in organisatie optimaal wordt benut en waar hij ook een populair boek over gepubliceerd heeft.

Momentum

Eigenlijk begon het voor Rob de Haas allemaal met een fysieke ervaring tijdens een vergadering met bestuurders uit de Nederlandse basketbalwereld, een jaar of tien geleden in Stadion de Vliert in Den Bosch. "Die vergadering sloeg nergens op. Niemand was voorbereid, stukken moesten ter plekke worden ingezien, vragen en opmerkingen werden vijandig bejegend en van de veertig aanwezigen kwamen er vier aan het woord, die telkens hetzelfde zeiden. Daarbij begonnen én eindigden we later dan was afgesproken. Gaandeweg het hele gebeuren werd ik fysiek onpasselijk. Tegen mijn secretaris zei ik: 'wat doen we? Word ik balorig of stil?'. Ik ben de vergadering uitgelopen en heb toen tegen hem gezegd: 'hier ga ik iets aan doen, want dit moeten wel elkaar niet aandoen'. Dat is écht het momentum geweest."

Fouten

Inmiddels zijn we heel wat jaren verder en is De Haas na heel veel onderzoek tot tal van inzichten gekomen. Zo blijkt dat bij vergaderingen héél vaak dåezelfde klassieke fouten gemaakt worden. De Haas: "Er is te weinig actieve participatie, er wordt slordig omgegaan met de tijd en de agenda, de groepen zijn te groot en er is veel te weinig daadkracht, waardoor oeverloos én eindeloos gekletst wordt, zonder dat echte besluiten genomen worden."

Vastgeroest

Bovendien heeft onderzoek uitgewezen dat goede meetings nogal wat positieve invloeden hebben. Op het persoonlijk welbevinden bijvoorbeeld, maar ook op het gevoel dat je hoort bij een team dat het beter doet en op de hele uitstraling van de organisatie. De Haas: "Probleem is dat we liever met zijn allen blijven mopperen dat die vergaderingen zo vervelend zijn, dan dat we er effectief iets aan gaan doen. Dat is overigens niet alleen in Nederland zo, dat is eigenlijk overal. We zitten vastgeroest in oude gewoontes, maar het is juist tijd dat we iets gaan doen en gaan kijken naar die enorme hoop stof die op de vergaderingen ligt."

Vijfstappenplan

De Haas ontwikkelde met al zijn kennis en ervaring een methode die vergaderen heel wat leuker en veel zinvoller maakt: 'Ongewoon Goed Vergaderen'. Het is allemaal terug te brengen tot een vijfstappenplan. Er moet (1) vooraf een duidelijk doel geformuleerd worden en (2) een juist vergaderteam en een duidelijke rolverdeling komen. Ook is het goed om (3) de bespreking vooraf te ontwerpen met de door De Haas ontwikkelde OGV-vergaderkaarten (zie kader) en om (4) een tijdinschatting te maken (een deadline zorgt binnen het vergaderteam namelijk voor de juiste spanning). Tot slot moet (5) gezorgd worden voor een gezamenlijke afronding, dat draagt namelijk bij aan de succesbeleving van de vergadering.

Wie meer wil weten over Ongewoon Goed Vergaderen of bijvoorbeeld Rob de Haas als spreker of trainer wil inschakelen, kan terecht op www.ongewoongoedvergaderen.nl

"We zitten vastgeroest in oude gewoontes, maar het

is juist tijd dat we iets gaan doen en gaan kijken

naar die enorme hoop stof die op de vergaderingen ligt."

DE OGV-VERGADERKAARTEN

De OGV-vergaderkaarten zijn het unieke en cruciale onderdeel van de methode. Aan de hand van een set vergaderkaarten leid je de bespreking, zodat de aanwezige collectieve denkkracht optimaal benut wordt. Als je met de vergaderkaarten de bespreking ontwerpt, heb je als eigenaar van het proces en de inhoud altijd een hele goede houvast. De vergaderkaarten zijn stuk voor stuk heel gerichte denkinstructies waarmee je het denken van het hele vergaderteam focust. Met recht 'denkgereedschap voor het collectieve brein'.

Business Flitsen

Utrechts kantoor winnaar Global Payroll Supplier 2017

De International Payroll Awards zijn de oscars voor de beste organisaties op het gebied van internationale salarisadministratie. Expatax uit Utrecht ? partner van activpayroll ltd. ? sleepte de Global Payroll Supplier Award 2017 in de wacht. Expetax ondersteunt klanten als BlackRock International, Riverbed Technology, Palo Alto Networks, KLM en Clarks Shoes.

Innovatie en opleiden personeel als grootste uitdaging

Twee derde van de ondernemers en managers in Nederland ziet innovatie en productontwikkeling als veruit de belangrijkste uitdaging voor de komende tijd. In de helft van de gevallen, als tweede speerpunt, zijn ze van mening dat het opleiden van het personeel om veranderingen het hoofd te bieden, op het prioriteitenlijstje thuishoort. Het aangaan van samenwerkingsverbanden completeert de top drie als belangrijke stappen die gezet moeten worden. Dit blijkt uit de FIT Business Monitor, een gezamenlijk jaarlijks onderzoek van Finext, Improved Corporate Finance en The Review Group onder 3.000 ondernemers en managers die werkzaam zijn in verschillende branches bij zowel kleine als grote organisaties. Voor het realiseren van de juiste verandering geeft 55% van de ondernemers aan dat het businessplan voor dit jaar veel vernieuwing en uitdagingen bevatten ten opzichte van het plan van vorig jaar. Om tunnelvisie te voorkomen heeft één op de vijf een externe adviseur ingeschakeld om mee te kijken. Opmerkelijk is dat 9% van de ondernemers en managers nog steeds zonder plan werkt en dat slechts 8% het plan in enige vorm bij zijn klanten heeft getoetst.

WINNAAR LINKEDIN-ACTIE

vertrouwenspersoon

als spin in het web

"Als Vermogensmanager Private Banking bij Rabobank Utrecht adviseer ik over uiteenlopende financiële onderwerpen. Bijna al mijn klanten zijn ondernemers. De dynamiek van hun bedrijven geeft veel energie. Ik geniet ervan om mee te dromen over kansen en deelgenoot te zijn van zakelijk succes.

Maar ondernemerschap slokt vaak alle aandacht op. Ondanks de dagelijkse hectiek is het belangrijk om structuur te geven aan je vermogen, zeker voor het thuisfront. Ik ondersteun bij het creëren van overzicht en financiële rust, nu en in de toekomst.

Voor mijn klanten ben ik het gezicht van de bank en fungeer ik als aanspreekpunt, klankbord en vertrouwenspersoon. Als spin in het web schakel ik experts in op het gebied van estate planning, hypotheken, bedrijfsoverdracht en beleggen. Een verantwoordelijk beleggingsbeleid is daarbij vanzelfsprekend en past naadloos in de toenemende aandacht voor duurzaamheid. Wij vragen ondernemers naar hun duurzame inspanningen, klanten spreken ons er op aan. Samen brengen we elkaar verder. Als lokale bank weet Rabobank wat in de regio speelt. We ondersteunen tal van maatschappelijke projecten. Die betrokkenheid uit zich ook in mijn verbindende rol. Regelmatig breng ik klanten met elkaar in contact. Ze delen hun inzichten en hebben baat bij elkaars ervaringen.

Met veel plezier ben ik actief in lokale netwerken zoals de Business Club Kampong Hockey, Het Fluwelen Handvat en FC Utrecht. Wellicht treffen we elkaar daar. Natuurlijk maak ik ook graag een afspraak voor een kop koffie. Mail me en ik neem zo snel mogelijk contact op."

Alexander.A.Smit@rabobank.nl.

Alexander Smit, Vermogensmanager Private Banking bij Rabobank Utrecht