Artikel

10-06-2015 14:33

Vergaderen: 5 redenen om te kiezen voor een externe locatie

Een vergadering aan het plannen? Zonder erbij stil te staan kies je vaak automatisch voor de standaardlocatie: de vergaderruimte op kantoor. Lekker dichtbij, geen extra reiskosten en geen extra tijd kwijt. Maar heb je wel eens goed stilgestaan bij de nadelen? Er moet bijvoorbeeld meer budget uit worden getrokken voor vergaderbenodigdheden, mensen zeggen snel af en de vergadering kan worden gestoord door collega’s met vragen. Landgoed Ulvend geeft je 5 tips waarom je extern zou moeten vergaderen.

De omgeving brengt inspiratie
 ‘Verandering van spijs doet eten’. Dat geldt ook voor vergaderlocaties, die vaak gesitueerd zijn in een inspirerende omgeving. Nadenken over hoe je met de organisatie een innovatieslag kunt maken gaat toch veel gemakkelijker in een innovatieve omgeving dan op de plaats waar de dagelijkse werkzaamheden plaatsvinden?
 
Ongestoord vergaderen
Bij iedereen is het wel eens voorgekomen dat een vergadering onderbroken werd door een medewerker die iets moest vragen, of een urgent probleem had wat opgelost moest worden. In het ergste geval werden er zelfs mensen van de vergadering weggeroepen. Als je vergadert op een externe plek zal dit niet zomaar gebeuren, en kunnen de mensen die deelnemen aan de vergadering hun gedachten bij de onderwerpen van de agenda houden.
 
Benadrukken van urgentie
Door te vergaderen op een externe vergaderlocatie geef je aan de deelnemers gelijk door hoe serieus je de onderwerpen neemt, en hoe erg je ze als een prioriteit beschouwt. Mensen zullen hierdoor niet alleen minder snel geneigd zijn zich af te melden, maar ook een actievere houding aannemen door de verwachtingen die zijn geschept.
 
Vergaderbenodigdheden: check!
Visuele middelen zoals een beamer, flipover of brainstormkits zijn niet goedkoop om aan te schaffen of te huren. Locaties die gespecialiseerd zijn in het verzorgen van vergaderingen hebben al deze faciliteiten. Daarnaast hebben ze ook al de nodige ervaring opgedaan en kunnen ze je praktische tips geven zodat je zorgeloos aan een vergadering kunt beginnen en er zoveel mogelijk uit kunt halen.
 
Koppeling van vergadering en teambuildingactiviteit
Een vergadering wordt vaak nog effectiever als je deze koppelt aan een teambuildingactiviteit. Mensen leren elkaar hierdoor immers sneller kennen en werken beter samen. Dit effect wordt overigens nog eens versterkt als je een activiteit kiest die goed bij het thema van de vergadering past.

Bron: Brisk Magazine